Obsługa klientów w systemie 5 ways... - jak ją prowadzić?

Obecnie obsługa klienta to coś więcej niż tylko odpowiadanie na pytania, czy rozwiązywanie problemów. System 5 ways… oferuje zaawansowane narzędzia, które nie tylko usprawniają komunikację z klientami, ale także pozwalają prowadzić ją w sposób w pełni bezpieczny.

Dlaczego warto postawić na narzędzia do obsługi klienta?

Prowadzenie biznesu to ciągły kontakt z klientami, ich pytaniami, problemami, a także oczekiwaniami. Dobra komunikacja to klucz do zadowolenia klienta, a zadowolony klient to ktoś, kto wróci i poleci Twoje usługi dalej. W jakich przypadkach narzędzia wspomagające obsługę klienta są niezbędne? Oto kilka przykładów:

• Usługi - zakres wykonywanych usług, umówienie konkretnego terminu, dostosowanie szczegółów.
• Księgowość - pytania dotyczące rozliczeń, weryfikacja danych, wycena usług księgowych, itp.
• Doradztwo online - zakres prowadzonego doradztwa, umówienie konsultacji z ekspertem.
• Działalność blogowa, vlogowa - odpowiadanie na zapytania i kontakt z czytelnikami i odbiorcami.
• Support - pomoc lub wsparcie techniczne.
• Wsparcie w sprzedaży e-commerce - wszystkie sprawy związane z ceną za towar, właściwościami produktów, reklamacjami.

Narzędzia do obsługi klienta w 5 ways… - jak działają?

Aby skutecznie obsługiwać klientów, warto wykorzystać: zaawansowany system obsługi zgłoszeń z intuicyjnym formularzem kontaktowym, różnorodne ankiety (zarówno anonimowe, jak i nieanonimowe oraz ofertowe), listę klientów oraz interaktywny widget czatu na stronie internetowej.

System obsługi spraw i formularz

System obsługi spraw daje możliwość zarządzania komunikacją z klientem. Poprzez udostępnienie formularza kontaktowego klientom (za pomocą dedykowanego linka lub wpięcie go w stronę internetową) umożliwia obsługę wpływających spraw, nadawanie im priorytetów, etykietowanie i sprawną realizację. 

Formularz podlega pełnej personalizacji. Od kwestii kolorystycznej, przez modyfikację załączanych regulaminów, po komunikaty wyświetlające się klientom (w samym formularzu lub też w tooltipach).

System obsługi spraw oferuje dodatkowe funkcje w przypadku pracy zespołowej (a więc wtedy, gdy w ramach organizacji pracują w systemie 5 ways… co najmniej dwie osoby), m.in.:

• delegowanie zapytań do konkretnych pracowników;
• zaawansowany system uprawnień (ról) w zależności od kompetencji pracowników;
• możliwość weryfikacji odpowiedzi przygotowanych przez pracowników o niższych kompetencjach;
• system komentarzy w sprawach;
• raporty z pracy w systemie;
• kalendarz z możliwością dodawania terminów;
• tworzenie grup kompetencyjnych.

Generator ankiet

Ankiety w systemie 5 ways… to narzędzie dostosowane do zbierania opinii, badania potrzeb klientów, ale również do zbierania informacji niezbędnych do podjęcia współpracy, bądź wyceny usług. Generator ankiet jest bogaty w różne typy pytań oraz opcje służące personalizacji wyglądu.

Jedną z metod udostępniania jest wysyłka ankiet za pomocą linku - można go wkleić w treść mailingu, wstawić do posta w mediach społecznościowych i załączyć w bezpośredniej komunikacji z klientem. Inną opcją jest zamieszczenie ankiety bezpośrednio na stronie internetowej za pomocą widgetu.

Baza klientów

System 5 ways… umożliwia budowanie bazy danych klientów, dzięki której w sprawny sposób można śledzić historię kontaktu i prowadzonych spraw. Pełna historia konwersacji wraz z prowadzonymi sprawami przechowywana jest pod konkretnym klientem, tak by w przypadku gdy pracownik jest np. na zwolnieniu lekarskim zapewnić ciągłość obsługi. 

Czat do wpięcia w stronę internetową

Widget czatu, który użytkownik może samodzielnie spersonalizować i wpiąć w stronę internetową pozwala na kontakt z klientem w czasie rzeczywistym.

Wysłana przez klienta wiadomość, trafia bezpośrednio do systemu, gdzie można na bieżąco udzielać odpowiedzi. Co więcej, możliwa jest praca zespołowa przy obsłudze czatu, gdyż każdy użytkownik ma dostęp i uprawnienia do zarządzania wpływającymi zapytaniami.