Zmiana statusów spraw

W systemie 5 ways… w ramach obsługi spraw automatycznie aktualizowane są statusy spraw w zależności od działań podejmowanych w panelu eksperta. To oznacza, że użytkownicy mogą w czasie rzeczywistym śledzić całą drogę, którą przebywa dana sprawa, obserwując, jakie kroki są podejmowane, by doprowadzić do jej zamknięcia.

W artykule wyjaśniona zostanie funkcja statusów, które umożliwiają kompleksowe śledzenie postępu prac nad sprawą zarówno po stronie użytkowników w panelu eksperta, jak również klientów.

Statusy spraw po stronie panelu eksperta

Widoczność statusów w panelu eksperta

Po otrzymaniu wiadomości przez formularz obsługi spraw bezpośrednio od klientów, znajdują się one w zakładce OBSŁUGA SPRAW » DO PRZYDZIELENIA. Dopóki sprawy nie zostaną przejęte, ani przydzielone (oddelegowane) nie mają nadanych statusów.

Po wybraniu w szczegółach sprawy opcji PRZEJMIJ SPRAWĘ (pobranie sprawy do samodzielnej realizacji) sprawa pojawia się odpowiednio w zakładce OBSŁUGA SPRAW » MOJE SPRAWY.

W przypadku wybrania opcji DELEGUJ (przekazanie sprawy do realizacji innemu pracownikowi) trafia ona do zakładki OBSŁUGA SPRAW » ODDELEGOWANE.

We wspomnianych zakładkach widoczne są już statusy spraw. Znaleźć można je również bezpośrednio po wejściu w szczegóły sprawy.

Rodzaje statusów w panelu eksperta

W systemie 5 ways… możliwe są następujące statusy spraw po stronie eksperta:

• NOWA - status nadawany sprawie przejętej lub oddelegowanej;
• OTWARTA - sprawa zyskuje ten status, gdy użytkownik zacznie odpowiadać na wiadomość klienta;
• WYSŁANA - status nadawany sprawie po wysłaniu odpowiedzi do klienta;
• ZAMKNIĘTA - sprawa, która została zamknięta w panelu eksperta lub która po udzieleniu odpowiedzi trafiła do archiwum po 3 dniach ze względu na braka aktywności.

Statusy spraw po stronie klienta

Widoczność statusów w panelu klienta

Po wysłaniu zapytania za pomocą formularza obsługi spraw i aktywowaniu sprawy w ramach darmowego konta klienta, wszystkie statusy spraw wyświetlają się w zakładce MOJE SPRAWY.

Rodzaje statusów w panelu klienta

Statusy spraw, jakie występują w systemie 5 ways… po stronie klienta:

• NOWA - sprawa oczekuje na wiadomość od eksperta;
• OCZEKUJE NA WYCENĘ - sprawa oczekuje na wycenę eksperta;
• W TRAKCIE OPŁACANIA - sprawa w trakcie procesu opłacania;
• ANALIZA SPRAWY - status ten, pojawia się gdy trwa korespondencja po przesłaniu wyceny, a przed zrealizowaniem płatności odnoszącej się do wyceny;
• W PRZYGOTOWANIU - sprawa, która została opłacona przez klienta i czeka na przesłanie odpowiedzi od eksperta;
• OTRZYMANO ODPOWIEDŹ - status ten pojawia się gdy ekspert udzieli odpowiedzi do sprawy;
• BŁĄD PŁATNOŚCI - status, który pojawia się gdy wystąpi błąd w trakcie realizacji płatności odnoszącej się do wyceny;
• ZAMKNIĘTA - sprawa, na którą klient uzyskał odpowiedź od eksperta, zostaje automatycznie zamknięta po 3 dniach od zakończonej konwersacji. Pojawia się również, gdy ekspert zamknie sprawę lub zostanie ona anulowana przez klienta.