Wycena spraw w systemie 5 ways…

System 5 ways… daje możliwość indywidualnych wycen w ramach sprawy. Jak dodać wycenę dla sprawy i jak ją zmienić ? O tym poniżej.

Czym jest i jak działa wycena spraw w systemie?

Wycena spraw to funkcja, która umożliwia użytkownikom systemu pobieranie opłat za usługi od klientów. Jest ona uruchamiana automatycznie po dokonaniu integracji z systemem płatności online Autopay i jest dostępna do skorzystania po wejściu w szczegóły konkretnej sprawy.

Jak to wygląda w praktyce? Oto przykładowy przepływ sprawy z wyceną:

1. Wysłanie zapytania przez klienta za pomocą formularza obsługi spraw, który jest osadzony na stronie lub udostępniony w formie linka.
2. Przejęcie sprawy przez eksperta lub oddelegowanie jej do pracownika.
3. Ustalenie szczegółów współpracy z klientem.
4. Przygotowanie wyceny dla klienta.
5. Opłacenie sprawy przez klienta.
6. Realizacja sprawy po stronie eksperta.

Wycena spraw

Aby móc wycenić sprawy, należy posiadać integrację z systemem płatności online Autopay. Więcej na temat tego, jak ją przeprowadzić można przeczytać w artykule pomocy: Integracja z systemem płatności Autopay.

Przed sporządzeniem pierwszej wyceny należy przejść do zakładki USTAWIENIA » DANE FIRMY i wybrać odpowiednie parametry w zakresie ustawień VAT: 

• zaznaczając opcję „Płatnik VAT” w kolejnym kroku użytkownik wybiera odpowiednią stawkę VAT (0%, 5%, 8% lub 23%). 
• odznaczenie opcji „Płatnik VAT” jest tożsame z korzystaniem ze zwolnienia VAT.

Zastosowane ustawienia będą uwzględniane w wycenach spraw.

Wycena spraw podczas pracy indywidualnej

Posiadając konto z jednym użytkownikiem, zapytania trafiają do zakładki MOJE SPRAWY. Aby dokonać wyceny, należy przejść do szczegółów sprawy (klikając w jej tytuł) i kliknąć WYCEŃ.

Po wybraniu opcji WYCEŃ pojawi się okno dodawania wyceny.  

Wycena spraw w ramach pracy zespołowej

Jeśli prowadzona jest praca zespołowa w systemie 5 ways… (przynajmniej jeden użytkownik dodany poza administratorem), aby wycena spraw była możliwa, w pierwszej kolejności należy przejąć sprawę lub delegować ją innemu pracownikowi. Dokonuje się tego z poziomu zakładki DO PRZYDZIELENIA. 

Przejęcie sprawy w celu wyceny

Aby przejąć sprawę i przydzielić ją sobie, należy kliknąć w jej tytuł i z górnego menu wybrać PRZEJMIJ SPRAWĘ. Po zatwierdzeniu komunikatu „Czy chcesz przejąć sprawę?”, zostanie ona przydzielona do użytkownika i znajdować się będzie w zakładce MOJE SPRAWY.

Inną opcją przejęcia sprawy jest rozwinięcie widoku sprawy z poziomu zakładki DO PRZYDZIELENIA, poprzez kliknięcie w strzałkę znajdującą się przy każdej sprawie i wybranie PRZEJMIJ.

Po wykonaniu jednej z opisanych czynności w szczegółach sprawy pojawi się przycisk WYCEŃ, umożliwiający dokonanie wyceny.

Oddelegowanie sprawy w celu wyceny

W analogiczny sposób należy delegować sprawę do innego pracownika. Można to zrobić z poziomu szczegółów sprawy, poprzez wybranie opcji DELEGUJ.

Inną możliwością jest rozwinięcie sprawy bezpośrednio w zakładce DO PRZYDZIELENIA i wybranie opcji DELEGUJ.

Po oddelegowaniu sprawy, wycena możliwa jest z poziomu zakładki ODDELEGOWANE, po przejściu do szczegółów sprawy (kliknięcie w jej tytuł) i naciśnięcie przycisku WYCEŃ, który zainicjuje otwarcie okna dodawania wyceny.

Dodawanie wyceny

W oknie dodawania wyceny należy uzupełnić takie dane jak: 

• nazwę pozycji, która ma ukazać się na fakturze,
• czas realizacji - a więc ile będzie trwała realizacja usługi 
• dni lub godziny - czy podana powyżej wartość czasu wyrażona jest w dniach, czy w godzinach, 
• cena netto  oraz 
• dodać treść do wyceny. 

Po wypełnieniu tych informacji użytkownik może wysłać wycenę do klienta albo zrezygnować z niej klikając w ANULUJ. Po wysłaniu wiadomości z wyceną do klienta pojawi się potwierdzenie „Wycena została wysłana”.

Ponowna wycena sprawy

W przypadku, kiedy np. zostaną omówione kolejne szczegóły naszej pracy i cena się zmieni, możemy wysłać ponowną wycenę. Aby to zrobić należy wejść w szczegóły danej  sprawy, a następnie dodać wycenę po raz kolejny.  

Jak sprawdzić, czy sprawa została wyceniona?

Chcąc skontrolować, czy wysłano wycenę do klienta, nie trzeba przeszukiwać całej konwersacji. Wystarczy, przejść do szczegółów sprawy i w prawym menu odnaleźć pozycję SPRAWA WYCENIONA. Jeśli podsumowanie naszych usług lub produktów zostało przekazane klientowi, to pojawi się obok status TAK. Jeśli natomiast klient nie został jeszcze poinformowany o cenie pracy, statusem, który się ukaże będzie NIE.

Kwota wyceny

Aby sprawdzić, na jaką kwotę została wyceniona dana sprawa, należy wejść w jej widok szczegółowy. Po prawej stronie znajduje się kafel WYCENA SPRAWY, w którym są zawarte informacje, jakie zostały wysłane do klienta. W momencie, kiedy ekspert zmieni wycenę, dane w kaflu automatycznie zostaną poprawione.

Zapłata za wycenę

W bardzo łatwy sposób można sprawdzić, czy klient opłacił sprawę. Służy do tego prawe menu w widoku sprawy. W polu STATUS PŁATNOŚCI widać etap realizacji wpłaty. Terminy, jakie można uzyskać, to:

• NIEOPŁACONA - klient nie zapłacił za sprawę,
• W TRAKCIE - klient podjął próbę płacenia, ale z jakichś przyczyn nie została ona dokończona,
• ZAKOŃCZONA - płatność została ukończona.

Przygotowanie faktury dla klienta

Niezwykle istotną kwestią, o której trzeba pamiętać, jest przekazanie klientowi faktury za wykonaną usługę. Jeśli panel eksperta nie jest zintegrowany z wFirma, fakturę należy przygotować indywidualnie i przesłać do klienta za pomocą załącznika w sprawie lub inną drogą, np. mailem.

Jeśli włączona jest integracja z wFirma - faktura wyśle się automatycznie na konto klienta. Więcej o integracji z systemem wFirma w artykule: Integracja z systemem wFirma.