Szablony odpowiedzi - jak je dodać w systemie 5 ways…?

Aby usprawnić obsługę klienta, 5 ways… oferuje możliwość dodania szablonów odpowiedzi, które mogłyby być wysyłane klientom w podobnych sprawach. Funkcja dodawania szablonów odpowiedzi dostępna jest z panelu użytkownika po zalogowaniu. Jak z niej skorzystać? Tłumaczymy poniżej!

Jak utworzyć nowy szablon odpowiedzi?

Tworzenie szablonów odpowiedzi jest funkcją, z której mogą korzystać tylko użytkownicy o uprawnieniach eksperta lub specjalisty. W celu utworzenia szablonu odpowiedzi w panelu użytkownika należy przejść do zakładki USTAWIENIA » SZABLONY ODPOWIEDZI » DODAJ.

Z tej pozycji otwiera się kreator do tworzenia grupy szablonów. Mogą one dotyczyć dowolnych kategorii, np. podziękowania za wybór usług, opisy konkretnych produktów, często powtarzających się zagadnień tematycznych.

Po nadaniu nazwy grupy pojawia się ona na liście grup szablonów. Po kliknięciu w wybraną grupę można już zacząć tworzenie szablonów. Aby to zrobić, trzeba wybrać opcję DODAJ NOWY SZABLON, znajdującą się po lewej stronie.

W oknie dodawania szablonu należy uzupełnić:

• nazwę szablonu - należy pamiętać że musi mieć ona co najmniej 3 znaki;
• słowa kluczowe (tagi) po których można wyszukiwać opracowane szablony;
• treść szablonu - tożsama z treścią wiadomości, którą użytkownik będzie mógł wysyłać do swoich klientów.

W oknie dodawania treści szablonu użytkownik posiada możliwość formatowania tekstu, w tym:

• wprowadzenia kursywy,
• boldowania,
• podkreślania, czy też
• wypunktowania i wyliczania.

Istnieje również możliwość dołączenia załączników. W tym celu należy najpierw zapisać dany szablon, a następnie wejść w niego ponownie i dodać załącznik przy pomocy ikony „spinacza”, która znajduje się w lewym dolnym rogu okna.

Jak dodać szablon odpowiedzi w sprawie?

Szablony odpowiedzi dostępne są z poziomu szczegółów sprawy. Po jej otworzeniu należy w polu wiadomości, w pasku narzędzi wybrać opcję UŻYJ SZABLONU. Po kliknięciu otworzy się lista utworzonych szablonów z możliwością ich wstawienia i wysłania do klienta. Aby to zrobić, wystarczy kliknąć w interesujący nas szablon. Po wklejeniu go do wiadomości mamy możliwość przeredagowania treści przed jej wysyłką do klienta.

Edycja i usuwanie szablonów

Edytowanie i usuwanie grup szablonów odpowiedzi

Aby usunąć lub edytować wybraną grupę odpowiedzi, należy przejść do zakładki USTAWIENIA » SZABLONY ODPOWIEDZI » GRUPY SZABLONÓW, a następnie kliknąć w nazwę grupy. Użytkownik zostanie wówczas przeniesiony do widoku z listą szablonów w danej grupie. Edytować i usuwać grupę możemy po naciśnięciu w nazwę grupy, która znajduje się nad listą dodanych szablonów.

Wówczas chcąc usunąć wybraną grupę, w oknie edycji należy wybrać opcję USUŃ. Następnie pojawi się komunikat o treści: „Czy na pewno chcesz usunąć tę grupę wraz z szablonami?”, który należy zaakceptować. Wraz z usunięciem grupy, kasowane są wszystkie zawarte w niej szablony.

Edytowanie i usuwanie konkretnych szablonów odpowiedzi

Użytkownik może również korygować konkretny szablon. Po przejściu do wybranej grupy w zakładce USTAWIENIA » SZABLONY ODPOWIEDZI i kliknięciu w interesujący nas szablon otworzy się okno edycji, w którym można poprawić: nazwę, tagi, treść, załączniki.

Jeśli mamy dodane co najmniej dwie grupy szablonów, to w polu GRUPA SZABLONÓW można zmienić grupę, do której dany szablon jest przypisany.

Aby usunąć konkretny szablon, należy w oknie edycji kliknąć USUŃ i zaakceptować pojawiający się komunikat z treścią: „Czy na pewno chcesz usunąć ten szablon?” W tym momencie szablon zostanie usunięty.