Formularz ofertowy w systemie 5 ways...

Formularze ofertowe w systemie 5 ways… to kluczowe narzędzie do zarządzania kontaktem z klientami i wspierania procesu wyceny usług (np. księgowych). Stworzone w Generatorze Ankiet, umożliwiają zbieranie niezbędnych danych kontaktowych i szczegółowych informacji, które są podstawą do przygotowania spersonalizowanej oferty. 

Zgłoszenia z formularzy integrują się bezpośrednio z systemem obsługi spraw, trafiając do zakładki OBSŁUGA SPRAW » DO PRZYDZIELENIA. W dalszej części artykułu dowiesz się, jak krok po kroku stworzyć, dostosować i skutecznie udostępnić własny formularz ofertowy, aby usprawnić pozyskiwanie i zarządzanie zapytaniami.

Oto propozycja śródtytułów do artykułu o formularzach ofertowych w systemie 5 ways..., oparta na informacjach zawartych w dostarczonym artykule:

Jak wygenerować formularz ofertowy? – Pierwsze kroki 

Utworzenie nowego formularza ofertowego w systemie 5 ways… odbywa się za pomocą Generatora Ankiet. Aby rozpocząć generowanie formularza, należy w lewym menu wybrać zakładkę ANKIETY » + NOWA ANKIETA.

Dostosowanie ustawień formularza ofertowego – Pola wymagane i personalizacja wyglądu

Po przejściu do kreacji formularza, należy przejść do sekcji USTAWIENIA » ZBIERANIE DANYCH gdzie w polu TYP ANKIETY wskazuje się opcję OFERTOWA.

Po wykonaniu tych czynności, formularz jest wstępnie skonfigurowany jako ofertowy i automatycznie będzie wymagał od wypełniających podania podstawowych danych kontaktowych (imię, nazwisko, adres e-mail). Co ważne w tym miejscu istnieje możliwość rozszerzenia tego katalogu. Aby wymóc podanie dodatkowych informacji, które są niezbędne do precyzyjnej wyceny (np. numer telefonu, nazwa firmy), należy rozwinąć listę w sekcji POLA WYMAGANE i zaznaczyć te, które są potrzebne.

Zakładka USTAWIENIA służy również do personalizacji wizualnej formularza ofertowego, co pozwala na dostosowanie go do identyfikacji wizualnej Twojej firmy. Możesz w tym miejscu:

1. wybrać styl tekstu;
2. ustawić kolor tła;
3. dodać i podlinkować regulaminy (jeśli jest to konieczne).

Dzięki tym ustawieniom formularz będzie nie tylko funkcjonalny, ale także spójny estetycznie z Twoją stroną internetową lub kampanią marketingową.

Budowanie treści formularza ofertowego – Dodawanie pytań i typy odpowiedzi

Kolejnym kluczowym etapem w tworzeniu formularza ofertowego jest uzupełnienie go o konkretne pytania, które pozwolą na zebranie wszystkich danych niezbędnych do precyzyjnej wyceny i przygotowania oferty. W tym celu należy przejść do zakładki EDYCJA.

W tym miejscu wykonasz następujące działania:

1. Uzupełnienie tytułu i opisu: Na początku warto wprowadzić tytuł i opis formularza ofertowego, który będzie widoczny dla klientów. Powinien on jasno informować o celu formularza.
2. Dodawanie pytań: Pytania dodaje się za pomocą zielonego plusa znajdującego się po prawej stronie interfejsu. System oferuje szeroki wybór typów pytań, co pozwala na maksymalne dopasowanie formularza do potrzeb biura:
• Krótka odpowiedź – idealna dla pytań wymagających jednozdaniowej odpowiedzi (np. nazwa firmy).
• Długa odpowiedź – przeznaczona do bardziej rozbudowanych komentarzy i opisów.
• Jednokrotny wybór – pozwala klientowi wybrać tylko jedną opcję z listy (np. forma prawna działalności, forma opodatkowania).
• Wielokrotny wybór – umożliwia zaznaczenie kilku opcji jednocześnie (np. interesujące usługi).
• Lista rozwijana – sprawdza się przy długich listach opcji (np. wybór województwa).
• Skala liniowa – do zbierania opinii na skali liczbowej.
• Siatka jednokrotnego wyboru
• Siatka wielokrotnego wyboru

W trakcie dodawania i modyfikowania poszczególnych elementów formularza, jego podgląd jest na bieżąco dostępny po lewej stronie ekranu. Pozwala to na bieżącą kontrolę i dostosowywanie wyglądu oraz logiki ankiety.

Skuteczne udostępnianie formularza ofertowego: WWW, Social Media i Mailing

Po pełnym skonfigurowaniu i zbudowaniu formularza ofertowego, kluczowym krokiem jest jego udostępnienie w kanałach, które docierają do Twoich klientów. System 5 ways… oferuje trzy główne, proste metody dystrybucji gotowego widgetu wraz z formularzem:

Osadzenie na stronie internetowej (WWW)

Aby formularz stał się integralną częścią Twojej witryny, należy skorzystać z kodu HTML.

• Przejdź do edycji widgetu formularza.
• W sekcji UDOSTĘPNIJ znajdziesz opcję UMIEŚĆ KOD HTML.
• Wygenerowany kod należy zamieścić w sekcji Twojej strony internetowej.

Udostępnienie w mediach społecznościowych

Formularze ofertowe są idealne do szybkich kampanii i bezpośredniej komunikacji w kanałach social media, gdzie promowanie linku jest najprostszym rozwiązaniem.

• Podczas edycji widgetu, w sekcji UDOSTĘPNIJ, dostępna jest opcja LINK.
• Skopiuj wygenerowany link i umieść go w postach, relacjach lub sekcji „bio” na Twoich profilach (np. Facebook, Instagram, LinkedIn).

Wysyłka w kampanii mailingowej

Doskonałe do dotarcia do istniejącej bazy kontaktów lub potencjalnych klientów w ramach zorganizowanej kampanii e-mail marketingowej.

• Podobnie jak w przypadku social mediów, skorzystaj z opcji LINK dostępnej w sekcji UDOSTĘPNIJ.
• Wklej link do wiadomości e-mail, zachęcając odbiorców do wypełnienia formularza i otrzymania wyceny.

Niezależnie od wybranej metody, wiadomości wysłane przez formularz ofertowy trafiają do centralnego punktu systemu – zakładki OBSŁUGA SPRAW » DO PRZYDZIELENIA, gdzie po aktywacji przez klienta rozpoczyna się ich dalsza obsługa.

Przebieg sprawy – Gdzie trafia zapytanie po wypełnieniu formularza?

Wypełniony i wysłany formularz ofertowy inicjuje proces obsługi sprawy w systemie 5 ways…. Zgłoszenie klienta, wraz z zebranymi danymi i odpowiedziami na pytania, trafia do centralnej zakładki zarządzania sprawami: OBSŁUGA SPRAW »DO PRZYDZIELENIA.

Kluczowym elementem tego procesu jest aktywacja sprawy przez klienta. Po wysłaniu wiadomości przez formularz, klient:

1. Widzi komunikat: “Sprawdź swoją skrzynkę e-mail. Aktywuj sprawę.”
2. Otrzymuje na wskazany w formularzu adres e-mail systemową wiadomość z prośbą o aktywację.

Dopiero po aktywacji, sprawa staje się widoczna i gotowa do pracy w panelu obsługi.

Dalszy obieg sprawy:

W zakładce DO PRZYDZIELENIA sprawa oczekuje na przypisanie do odpowiedniego pracownika. Użytkownicy z uprawnieniami (administrator, ekspert, specjalista) mogą:

• Przejąć sprawę samodzielnie, klikając PRZEJMIJ SPRAWĘ (trafia ona wówczas do MOJE SPRAWY).
• Delegować ją innemu członkowi zespołu, wybierając DELEGUJ (trafia ona wówczas do ODDELEGOWANE).

System ten zapewnia uporządkowany przepływ pracy i pozwala na efektywne zarządzanie nowymi zapytaniami z formularzy ofertowych.