Rozpocznij już dziś!
Rozwijaj i skaluj swój biznes dzięki kompleksowej platformie wspierającej pracę biur księgowych
Wypróbuj za darmo
4 osoby polecają
System obsługi spraw w 5 ways… umożliwia tworzenie formularzy kontaktowych i ofertowych oraz komunikowanie się klientów z biurem wewnątrz systemu. W tym miejscu zbierane są również pytania od klientów biura pochodzące z systemu wFirma, a praca nad nimi może odbywać się zespołowo. System pozwala na delegowanie korespondencji, określanie priorytetów spraw oraz kontrolę nad przygotowanymi materiałami przez pracowników nadrzędnych, którzy mogą zaakceptować zadanie i przesłać opracowaną sprawę do klienta.
Dzięki temu możliwe jest zespołowe zarządzanie zapytaniami i sprawami klientów, co usprawnia komunikację i obsługę, a także pozwala na efektywną współpracę pracowników biura, nawet pracujących zdalnie.
Działanie systemu obsługi spraw można zawrzeć w 5 prostych krokach, które obejmują:
W ramach 5 ways… można wykreować własne formularze:
Aby przygotować prosty formularz kontaktowy należy w lewym menu wybrać WIDGETY » DODAJ. Następnie pojawi się okno, w którym należy:
Wprowadzone informacje należy zapisać, wówczas pojawi się przejście do kolejnego kroku tj. edycji formularza. W tym miejscu można dowolnie dostosować widget jak i sam formularz do swoich potrzeb zarówno w zakresie kolorystyki, czy treści.
Gotowy widget wraz z formularzem kontaktowym można:
Wiadomości wysłane przez prosty formularz kontaktowy trafiają w systemie 5 ways… do OBSŁUGA SPRAW » DO PRZYDZIELENIA.
Aby wygenerować formularz ofertowy, który przykładowo będzie wspierał proces wyceny usług księgowych, należy w lewym menu wybrać ANKIETY » +NOWA ANKIETA. Następnie przechodzimy do kreacji samego formularza. W pierwszej kolejności należy przejść do sekcji USTAWIENIA » ZBIERANIE DANYCH i w niej wybrać TYP ANKIETY » OFERTOWA.
Tego typu formularz wymaga od wypełniających podstawowych danych tj.:
dzięki którym można nawiązać kontakt i przedstawić swoją ofertę.
Niemniej jednak tworząc tego typu formularz ofertowy możemy wymóc szerszy katalog pól wymaganych, wówczas należy rozwinąć listę w sekcji POLA WYMAGANE i zaznaczyć te, które są nam niezbędne (jak np. numer telefonu, czy nazwa firmy).
W miejscu tym (zakładka USTAWIENIA) można również wybrać: styl tekstu, kolor tła, dodać i podlinkować regulaminy (jeżeli jest to konieczne).
Kolejny krok to to uzupełnienie formularza o pytania, które chcemy w nim zawrzeć. W tym celu przechodzimy do zakładki EDYCJA gdzie:
Dodając, zmieniając kolejne elementy formularza ofertowego jest on dostępny w podglądzie po lewej stronie. Gotowy widget wraz z formularzem ofertowym można:
W ramach zakładki OBSŁUGA SPRAW » DO PRZYDZIELENIA znajdują się wszelkie zapytania klientów, które wpłynęły do biura rachunkowego z:
W przypadku komunikacji prowadzonej przez formularze, zarówno obecni jak i potencjalni klienci, po wypełnieniu formularza muszą aktywować sprawę, by ta trafiła do panelu obsługi.
Każdorazowo po wysłaniu wiadomości przez formularz, klient widzi powiadomienie: “Sprawdź swoją skrzynkę e-mail. Aktywuj sprawę.”. Równolegle otrzymuje systemową wiadomość e-mail (na maila wskazanego w formularzu) z prośbą o aktywację sprawy.
Panel obsługi spraw w 5 ways… jest podzielony na kilka zakładek, które odzwierciedlają etapy pracy nad sprawami klientów. Dzięki temu łatwo można odnaleźć się się w procesie obsługi – niezależnie od tego, czy dopiero przyjmujemy nowe zapytanie, czy zamykamy zrealizowaną sprawę.
W systemie 5 ways… każde zgłoszenie klienta trafia do zakładki OBSŁUGA SPRAW » DO PRZYDZIELENIA. Użytkownicy o odpowiednich uprawnieniach (administrator, ekspert, specjalista) mogą:
Po delegowaniu sprawa trafia do zakładki MOJE SPRAWY. Następnie użytkownik może przygotować odpowiedź dla klienta lub – jeśli nie ma odpowiednich uprawnień (np. praktykant) – wysłać ją do akceptacji innemu ekspertowi. Funkcja delegowania pozwala sprawnie zarządzać sprawami w zespole i przypisywać je odpowiednim osobom w zależności od ich kompetencji.
Odpowiedzi przesyłane przez użytkowników o niższych uprawnieniach trafiają do zakładki OBSŁUGA SPRAW » DO AKCEPTACJI. Podczas ich weryfikacji użytkownicy z uprawnieniami eksperta lub administratora mają kilka możliwości w zakresie akcji, jakie mogą wybrać:
Do użytkownika, który wysłał wiadomość do akceptacji, zostaje wysłany email „Twoja odpowiedź w sprawie nr… została odrzucona”, dzięki czemu pracownik od razu jest informowany, o konieczności modyfikacji odpowiedzi. Taki system obiegu spraw zapewnia kontrolę jakości komunikacji z klientem i pozwala zachować profesjonalizm nawet przy rozbudowanych zespołach obsługi.
Każdej ze spraw, na dowolnym etapie pracy nad nią, można nadać priorytet. W tym celu należy na liście spraw kliknąć w tytuł sprawy. Wówczas pojawi się jej podgląd. Klikając kolejno w trzy kropki (na dole sprawy) pojawi się opcja USTAWPRIORYTET gdzie domyślnie zaznaczona jest opcja BRAK. W tym miejscu można dokonać zmiany na:
Priorytet można nadać również z poziomu listy spraw, bez wchodzenia w jej szczegóły, wówczas należy kliknąć na trzy kropki » USTAW PRIORYTET i wybrać odpowiedni.
Nadane priorytety są widoczne dla wszystkich użytkowników.
W systemie 5 ways… można tworzyć etykiety, które wspierają proces organizacji, analizy danych oraz zarządzanie komunikacją z klientami. Co ważne, etykiety można przypisywać do sprawy na każdym etapie pracy. Aby to zrobić należy wejść w szczegóły sprawy (klikając jej tytuł). Po zapoznaniu się z jej treścią w widoku sprawy znajduje się opcja DODAJ ETYKIETĘ gdzie można wybrać odpowiednie z już stworzonych lub dodać nową przez wybranie opcji DODAJ (dostępna dla pracowników z uprawnieniami: specjalista, ekspert, administrator).
Etykiety można tworzyć również z poziomu ustawień, gdzie można przejść klikając w ikonę awatara » USTAWIENIA » ETYKIETY » DODAJ. W oknie tworzenia etykiety należy określić jej nazwę oraz wskazać miejsce systemu, którego dotyczy (w przypadku obsługi spraw należy wybrać SPRAWY).
Pracując zarówno w pojedynkę, jak i zespołowo można w tworzonych odpowiedziach, opracowaniach zamieszczać komentarze. W tym celu w szczegółach sprawy (po kliknięciu w jej tytuł) należy zaznaczyć w treści odpowiedzi miejsce do którego chcemy zostawić komentarz i w menu pola tekstowego wybrać ikonę 
Po kliknięciu w podświetlony fragment zobaczymy podgląd komentarza w sprawie. Co ważne, komentarze są widoczne jedynie w ramach organizacji. Nie są one dostępne dla klientów.
Tworzenie szablonów odpowiedzi jest dostępne dla użytkowników z uprawnieniami administratora, eksperta lub specjalisty. Aby dodać nowy szablon, należy kliknąć w ikonę awatara w prawym górnym rogu i przejść do USTAWIENIA » SZABLONY ODPOWIEDZI » DODAJ.
W pierwszej kolejności tworzy się grupę szablonów – np. dla określonej kategorii wiadomości (podziękowania, wycena, przypomnienie o dokumentach). Po nadaniu jej nazwy by dodać konkretny szablon należy kliknąć w nazwę grupy szablonów i następnie wybrać DODAJ NOWY SZABLON.
Podczas tworzenia należy uzupełnić:
Po zapisaniu szablonu można dodać załącznik – wystarczy otworzyć go ponownie i kliknąć ikonę spinacza w lewym dolnym rogu okna.
Utworzone szablony są dostępne bezpośrednio w szczegółach sprawy – w polu wiadomości należy wybrać opcję 
Aby usunąć lub edytować wybraną grupę odpowiedzi, należy kliknąć w awatar w prawym górnym rogu i przejść do zakładki USTAWIENIA » SZABLONY ODPOWIEDZI » GRUPY SZABLONÓW, a następnie kliknąć nazwę grupy. Użytkownik zostanie wówczas przeniesiony do widoku z listą szablonów w danej grupie. Edytować i usuwać grupę możemy po naciśnięciu w nazwę grupy, która znajduje się nad listą dodanych szablonów.
Wówczas chcąc usunąć wybraną grupę, w oknie edycji należy wybrać opcję USUŃ. Następnie pojawi się komunikat o treści: „Czy na pewno chcesz usunąć tę grupę wraz z szablonami?”, który należy zaakceptować. Wraz z usunięciem grupy, kasowane są wszystkie zawarte w niej szablony.
Aby edytować lub usunąć grupę szablonów, przejdź do USTAWIENIA » SZABLONY ODPOWIEDZI » GRUPY SZABLONÓW i kliknij nazwę wybranej grupy. W oknie edycji można zmienić jej nazwę lub wybrać opcję USUŃ. Po potwierdzeniu komunikatu „Czy na pewno chcesz usunąć tę grupę wraz z szablonami?” grupa oraz wszystkie jej szablony zostaną skasowane.
W ramach systemu obsługi spraw system 5 ways… wspiera generowanie raportów z pracy nad sprawami. Znajdują się one w lewym menu w zakładce RAPORTY.
W miejscu tym możemy wygenerować raport za wybrany okres czasu (od-do) z uwzględnieniem:
Raport uwzględnia takie informacje jak:
4 osoby polecają
Kliknij i polub jeśli pomogliśmy :)
Rozwijaj i skaluj swój biznes dzięki kompleksowej platformie wspierającej pracę biur księgowych
Wypróbuj za darmo
Już 7 lipca nastąpi kolejna aktualizacja systemu 5 ways..., a w niej kolejne usprawnienia. Można się spodziewać rozbudowy wizytówek ekspertów, jak również listy klientów. Jakie dokładnie funkcje zostaną wprowadzone? Przeczytaj!