5 ways... czyli system obsługi spraw

5 ways… to system do zarządzania pracą zespołu i komunikacją z klientami. Domyślnie stworzony dla biur rachunkowych i doradców podatkowych, jednak z powodzeniem znajduje zastosowanie również w kancelariach prawnych i firmach konsultingowych. 

System obsługi spraw umożliwia skuteczne zarządzanie komunikacją pomiędzy biurem a klientami oraz tworzenie spraw i ich obsługę w ramach zespołu pracowników w biurze jak i w modelu rozproszonym (w różnych lokalizacjach jednocześnie). 

Główne funkcje systemu

• Formularz kontaktowy zintegrowany z systemem komunikacji - umożliwia przyjmowanie zapytań:
• na stronie www,
• w mediach społecznościowych (posty),
• w ramach mailingów wysyłanych do baz klientów; 
• System komunikacji - umożliwia komunikowanie się klientów z biurem wewnątrz systemu 5 ways…, delegowanie korespondencji, zakładanie spraw, określanie ich priorytetów i terminu wykonania. Pozwala także na sprawdzanie przygotowanych materiałów przez pracowników nadrzędnych, akceptację zadania i przesłanie opracowanej sprawy do klienta; 
• Poczta email -  integracja z dostawcami elektronicznej poczty takimi jak Gmail i Outlook Exchange, oraz za pośrednictwem protokołów SMTP i IMAP. Jest doskonałym rozwiązaniem grupującym i spinającym trwale całą komunikację email z klientem w ramach jego karty w systemie;
• Komunikator jako integrator wielu kanałów komunikacji tekstowej - umożliwia odbieranie i wysyłanie wiadomości z jednego miejsca, bez konieczności przechodzenia pomiędzy różnymi aplikacjami do rozmów używanymi przez klientów. Komunikator w systemie 5 ways… to:
• czat - zewnętrzny na stronie www,
• czat pracowniczy wewnętrzny,
• messenger - już wkrótce,
• whatsapp - już wkrótce,
• SMS/ MMS - już wkrótce,
• System ankiet:
• wewnętrznych - służy zbieraniu informacji od klientów przykładowo o wyborze opodatkowania, zasad zeznań rocznych itp., 
• zewnętrznych - służy do zbierania zapytań ofertowych, gdzie ankieta jest:
• umieszczona na stronie www,
• udostępniona jako post w mediach społecznościowych,
• wysłana mailingiem do baz przedsiębiorców;
• CRM/ Lista klientów - umożliwia efektywne zarządzanie relacjami z wybranym klientem wieloma kanałami w jednym miejscu, w ramach jego karty.
• Archiwum - daje możliwość powrotu do przebiegu całej komunikacji zarówno z klientem, jak i pracownikami. Dzięki temu żadna istotna informacja nie zostanie pominięta, a cała historia obsługi pozostaje zawsze pod ręką.

System obsługi spraw a dodatkowe przychody

5 ways umożliwia przyjmowanie i realizację płatnych zleceń za pomocą formularza kontaktowego:

• wpiętego w stronę www,
• udostępnionego jako post w mediach społecznościowych,
• wysłanego jako część mailingów do baz potencjalnych klientów. 

Typowe zlecenia, które najczęściej występują w Biurach Rachunkowych to:

• przygotowanie dokumentacji do banku lub innych instytucji,
• cash flow, 
• analizy i sprawozdania,
• zakładanie firmy. 

Doradcy podatkowi i prawnicy mogą tą drogą zbierać zapytania dotyczące udzielania odpłatnych porad.

Praca zespołowa 

Co ważne, system obsługi spraw umożliwia efektywną pracę zespołową w oparciu o: 

• indywidualny dostęp do konta online, niezależnie od lokalizacji,
• nadanie odpowiednich uprawnień (ról) pracownikom, 
• tworzenie grup kompetencyjnych (np. grupa księgowych lub kadrowych), 
• delegowanie spraw z terminem ich wykonania i priorytetem,
• stały wgląd do systemu logów - kontrola pracy pracowników,
• raporty i analizy. 

Marketing - zbieranie leadów 

System może mieć również zastosowanie w działaniach marketingowych:

• zapytania ofertowe - formularz kontaktowy dystrybuowany wieloma kanałami w internecie może zbierać zapytania o konkretne usługi lub ich wycenę,
• zbieranie leadów - ankiety udostępnione w ramach burzliwych dyskusji w mediach społecznościowych dają możliwość wypowiedzi a respondenci umieszczają swój adres mailowy oczekując przesłania wyników badania.