Zadania w systemie 5 ways… – jak tworzyć, delegować i zarządzać pracą zespołu

Moduł Zadań w systemie 5 ways… to narzędzie wspierające organizację codziennej pracy zespołu. Umożliwia planowanie działań, delegowanie obowiązków, kontrolę terminów oraz monitorowanie postępu realizacji zadań – zarówno indywidualnych, jak i zespołowych. Dzięki centralnemu widokowi zadań każdy użytkownik dokładnie wie, nad czym pracuje, co wymaga reakcji i jakie działania są już zakończone.

Jak przejść do modułu Zadań w systemie 5 ways…?

Moduł Zadań jest dostępny z poziomu lewego menu głównego systemu. Aby przejść do listy zadań, należy przejść do zakładki ZADANIA.

Po wejściu do modułu użytkownik widzi panel zarządzania zadaniami wraz z listą zadań oraz zakładkami odzwierciedlającymi ich status. 

Jak dodać nowe zadanie?

Aby utworzyć nowe zadanie, należy:

1. Przejść do modułu ZADANIA.
2. Kliknąć przycisk + DODAJ ZADANIE znajdujący się w prawym górnym rogu ekranu.
3. Otworzy się panel dodawania zadania z formularzem szczegółów.

Karta zadania – jakie informacje można uzupełnić?

Podczas tworzenia lub edycji zadania użytkownik wypełnia kartę zadania, która zawiera następujące pola:

Karta zadania - Szczegóły zadania

• Tytuł zadania – krótka, jednoznaczna nazwa zadania (pole wymagane),
• Wykonawca – osoba odpowiedzialna za realizację zadania,
• Klient – możliwość powiązania zadania z konkretnym klientem, urzędem, leadem, dostawcą lub kontaktem własnym,
• Termin – data realizacji zadania (pole wymagane), (terminy zadań będą następnie odzwierciedlone w kalendarzu co ułatwi zarządzanie nimi)
• Priorytet – do wyboru (np. brak priorytetu, niski, średni, wysoki).

Opis zadania

W polu opisu zadania można:

• szczegółowo opisać zakres zadania,
• używać formatowania tekstu (pogrubienie, kursywa, listy),
• przekazać dodatkowe instrukcje dla wykonawcy.

Załączniki

Użytkownik ma możliwość dodawania załączników do kart zadań, co umożliwia gromadzenie wszystkich niezbędnych materiałów związanych z zadaniem w jednym miejscu. Dzięki temu usprawniona zostaje komunikacja oraz współpraca w zespole, a także wyeliminowana jest potrzeba wyszukiwania plików w różnych lokalizacjach.

Po uzupełnieniu danych zadanie zapisuje się przyciskiem ZAPISZ lub można zrezygnować z tworzenia zadania, wybierając ANULUJ.

Widok listy zadań 

Widok główny modułu Zadań został zaprojektowany tak, aby ułatwić szybkie odnalezienie potrzebnych informacji. Zadania są pogrupowane w zakładkach:

• MOJE – zadania przypisane do zalogowanego użytkownika,
• DO PRZYDZIELENIA – zadania utworzone, ale jeszcze nieprzypisane do żadnego wykonawcy,
• DO AKCEPTACJI – zadania wymagające zatwierdzenia przez twórcę zadania,
• ODDELEGOWANE – zadania przekazane innym użytkownikom do wykonania,
• ZAKOŃCZONE – zadania zrealizowane.

Delegowanie i zadania kroczące 

Jedną z kluczowych funkcji modułu Zadań jest możliwość ich delegowania. Zadanie może zostać:

• przypisane do konkretnego użytkownika już na etapie jego tworzenia,

• przekazane innemu użytkownikowi na późniejszym etapie pracy, co tworzy zadanie kroczące

Tak oddelegowane zadanie może zostać w dowolnym momencie przekazane do innego pracownika, co pozwala na etapową realizację pracy przez kilka osób. W tym celu na karcie istniejącego zadania należy wybrać akcję Deleguj.

Kliknięcie akcji Deleguj otwiera formularz delegowania, w którym użytkownik:

• wskazuje kolejnego wykonawcę zadania,
  
  

• może dodać instrukcje dotyczące kolejnego etapu,
  
  

• opcjonalnie ustala termin realizacji danego etapu.
  
  

Po zatwierdzeniu delegowania zadanie zostaje przekazane do nowego wykonawcy i pojawia się w jego zakładce MOJE. Każde takie przekazanie tworzy kolejny krok realizacji zadania, dzięki czemu zadanie ma charakter kroczący.

Statusy zadań i przebieg pracy

Zadania w systemie przechodzą przez kolejne etapy, które są odzwierciedlone w zakładkach modułu. Taki podział:

• porządkuje pracę zespołu,
• pozwala kontrolować postęp realizacji,
• ułatwia identyfikację zadań wymagających reakcji.

Po zakończeniu realizacji zadanie trafia do zakładki ZAKOŃCZONE, co umożliwia zachowanie historii wykonanych działań.

Zadania w pracy zespołowej – zastosowanie w praktyce

Moduł Zadań w 5 ways… doskonale sprawdza się w codziennej pracy zespołów, m.in. do:

• planowania zadań wewnętrznych biura,
• rozdzielania obowiązków pomiędzy pracowników,
• kontroli terminów i priorytetów,
• powiązania działań z klientami i innymi modułami systemu.

Centralny widok zadań zwiększa przejrzystość pracy i minimalizuje ryzyko pominięcia istotnych obowiązków.