System zarządzania korespondencją mailową - JUŻ W STYCZNIU 2026

W styczniowej aktualizacji udostępnimy w ramach 5 ways… system do zarządzania korespondencją mailową w ramach zespołu pracowników z różnymi uprawnieniami. 

Zakres aktualizacji

Cała korespondencja ze wszystkich zintegrowanych skrzynek pracowników jest sortowana następująco:

Klienci -

• wszystkie wiadomości przychodzące od klientów na zintegrowane skrzynki pracowników;

• Uwaga!!! dostęp do folderu mają administrator i pracownicy z oznaczeniem opiekun klienta (może widzieć tylko tych do których jest przypisany w CRM).

Baza klientów powstaje przez integrację z wFirma i ręczne tworzenie kart z danymi w ramach systemu CRM.

Urzędy - 

• wszystkie wiadomości przychodzące z urzędów na zintegrowane skrzynki pracowników;

• dostęp do folderu mają administrator i pracownicy z uprawnieniami Eksperta.

Baza urzędów powstaje przez ręczne tworzenie kart z danymi w ramach systemu CRM 

Dostawcy - 

• wszystkie wiadomości przychodzące od dostawców na zintegrowane skrzynki pracowników;

• dostęp do folderu mają administrator i pracownicy z uprawnieniami Eksperta.

Baza dostawców powstaje przez ręczne tworzenie kart z danymi w ramach systemu CRM 

Leady - 

• korespondencja w ramach działań przedsprzedażowych gdzie kontakt chce nawiązać współpracę;

• dostęp do folderu mają administrator i pracownicy z uprawnieniami Eksperta.

Uwaga!!! - W opracowaniu: Lead będzie powstawał na podstawie otrzymanego zapytania o ofertę z aktywnego formularza kontaktowego lub wypełnionej ankiety

Pozostałe - 

• korespondencja pracownika w ramach jego zintegrowanej skrzynki niezaklasyfikowana do żadnej z powyżej omówionych kategorii;

• dostęp do folderu ma tylko pracownik z którego skrzynki korespondencja została zaimportowana.

Korespondencja równolegle jest podpinana pod karty w CRM.

Jakie problemy rozwiązuje?

Przykładowe problemy jakie system rozwiązuje:

Nieobecność pracownika - podczas nieobecności klient lub urząd przesyła ważny email na skrzynkę nieobecnego pracownika. 

• System pobiera korespondencję i udostępnia ją innym pracownikom o odpowiednich uprawnieniach. 

Odejście pracownika - poprzez to że RODO nakazuje usunięcie skrzynki email pracownika z którym zakończyliśmy współpracę, tracimy całą historię korespondencji. Często po odejściu pracownika klient wysyła jeszcze maile na jego skrzynkę. 

• System tworzy archiwum korespondencji pod kartą w CRM, poza administratorem nie ma nikt możliwości korespondencji usunąć. 

Rozproszona komunikacja - klient pisze z kilkoma pracownikami równolegle, każdy pracownik widzi tylko swój wycinek. 

• System pozwala na pełne śledzenie ustaleń w ramach pracy grupowej wszystkich pracowników biura 

Szanowni Państwo, zapraszamy do dyskusji i zgłaszania uwag.