Rozpocznij już dziś!
Rozwijaj i skaluj swój biznes dzięki kompleksowej platformie wspierającej pracę biur księgowych
Wypróbuj za darmo
Funkcja praca zespołowa w systemie ma na celu usprawnienie współpracy nad zadaniami, a także komunikację wewnątrz zespołową.
System daje możliwość stworzenia kompleksowego centrum współpracy w oparciu o:
Aby móc rozpocząć współpracę zespołową w systemie, należy dodać użytkowników. Ich dodawanie może odbywać się na dwa sposoby poprzez przejście do zakładki USTAWIENIA » UŻYTKOWNICY.
Podczas dodawania pierwszego użytkownika wyświetli się jednorazowo okno z informacją, którą należy zatwierdzić.
Po wykonaniu tej czynności pojawi się możliwość dodania nowego użytkownika za pomocą akcji DODAJ. Wystarczy przejść w zakładkę UŻYTKOWNICY w lewym menu lub z menu głównego przejść w "+" w polu UŻYTKOWNIK.
Uprawnienia użytkownika są mu nadawane w momencie jego dodawania do systemu. Ich zmiana może zostać dokonana na każdym etapie współpracy.
Zakres działań użytkowników jest uzależniony od przypisanej mu roli. Dopasowanie uprawnień odbywa się na podstawie kompetencji pracowników
Aby to zrobić należy z menu przejść do zakładki USTAWIENIA » UŻYTKOWNICY » ROLA.
Uprawnienia, które mamy do wyboru to administrator, ekspert, specjalista i praktykant.
Każde wprowadzone dane dotyczące użytkowników, mogą być edytowane na każdym etapie.
Dokonanie zmian w ustawieniach pracownika możliwe jest poprzez przejście w lewym menu do zakładki UŻYTKOWNICY, gdzie z listy użytkowników należy wybrać tego, którego dane chcemy zmodyfikować i kliknąć w pole z jego nazwiskiem. Otworzy się wówczas okno edycji. Po dokonaniu zmian, w celu ich zapisania należy zatwierdzić je przyciskiem ZAPISZ.
Administrator konta lub ekspert posiadający możliwość zarządzania pozostałymi użytkownikami może zablokować innego użytkownika w przypadku takiej konieczności (np. w wyniku zakończenia współpracy z danym użytkownikiem). Zablokowany zostanie dostęp do konta, czyli do jakichkolwiek danych i czynności w serwisie 5 ways…
Aby zablokować użytkownika, należy przejść do zakładki UŻYTKOWNICY, a następnie wybrać danego użytkownika i przejść do jego edycji. Na dole okna przy pozycji UŻYTKOWNIK ZABLOKOWANY należy przesunąć suwak.
W systemie 5 ways… istnieje możliwość nie tylko tworzenia grup pracowników (np. w podziale na działy, obszary kompetencji, czy odpowiedzialności), ale także elastycznego zarządzania nimi.
Aby stworzyć grupę pracowników, poza administratorem do systemu musi zostać dodany minimum jeden inny użytkownik.
Aby utworzyć grupę, po zalogowaniu do konta należy w lewym menu przejść do zakładki USTAWIENIA. Z górnego menu trzeba wybrać GRUPY » DODAJ. Pojawi się wówczas okno dodawania grupy, w którym należy określić jej nazwę.
Po nadaniu nazwy kolejnym krokiem jest zatwierdzenie operacji przy pomocy przycisku ZAPISZ. Spowoduje to dodanie jej do listy grup.
W celu przypisania użytkownika do danej grupy należy w lewym menu przejść do UŻYTKOWNICY i wybrać z listy osobę, którą chcemy przydzielić do grupy. Pojawi się okno do edycji pracownika, w którym trzeba przejść do pola GRUPA, a w nim wybrać utworzoną wcześniej grupę, do której ma przynależeć dany pracownik i kliknąć w ZAPISZ.
Analiza pracy pracowników to kluczowy element skutecznego zarządzania zespołem. System 5 ways… oferuje nie tylko możliwość śledzenia bieżących spraw, ale także generowania szczegółowych raportów z wykonywanej pracy.
Raporty w systemie 5 ways… umożliwiają zarządzanie pracą zespołową oraz śledzenie postępów pracowników. Pozwalają na bieżąco oceniać wydajność zespołu i poszczególnych osób dzięki możliwości analizy liczby spraw oraz jakości odpowiedzi (zatwierdzone, odrzucone, poprawione odpowiedzi).
Raporty pozwalają również identyfikować obszary do poprawy, a w konsekwencji podjąć odpowiednie kroki naprawcze, poprzez obserwację np. wysokiej liczby odrzuconych odpowiedzi. Nie można również zapominać, że obserwacja i systematyczna analiza zawartych w nich danych może przyczynić się do optymalizacji grafiku pracy, lepszego planowania pracy i odpowiedniego rozdzielania obowiązków między członkami zespołu.
Funkcja raportów dostępna jest po zalogowaniu się do panelu eksperta w zakładce RAPORTY tylko w przypadku pracy zespołowej. Dostęp do raportów mają użytkownicy o uprawnieniach: administratora i eksperta.
Wspólna praca nad sprawami w systemie 5 ways… Pozwala to na efektywne zarządzanie zgłoszeniami i przypisywanie ich innym użytkownikom. Dzięki możliwości przejmowania i delegowania zadań, współpraca staje się bardziej przejrzysta.
Wszystkie sprawy (zgłoszenia), przesyłane przez klientów, czy to z formularza obsługi spraw, czy bezpośrednio z konta klienta systemu 5 ways… trafiają do zakładki DO PRZYDZIELENIA.
Następnie z zakładki DO PRZYDZIELENIA, użytkownicy mają dwie możliwości:
przejąć sprawę (zgłoszenie) samodzielnie, będąc zalogowanym na swoim koncie poprzez wybranie opcji PRZEJMIJ;
delegować sprawę innemu użytkownikowi poprzez wybranie opcji DELEGUJ.
Sprawę delegować można do każdego użytkownika. Wówczas trafi ona do zakładki MOJE SPRAWY.
Kolejno użytkownik może:
System 5 ways... oferuje możliwość etykietowania spraw, co znacząco ułatwia identyfikację, organizację i śledzenie postępów. To niezwykle przydatne narzędzie, które daje użytkownikom elastyczność w dostosowywaniu etykiet do własnych potrzeb.
W celu stworzenia etykiety należy przejść do zakładki USTAWIENIA » ETYKIETY » DODAJ. Otworzy się kreator, w którym użytkownik ma możliwość wprowadzenia nazwy oraz dostosowania koloru etykiety. W momencie gdy etykieta zostanie spersonalizowana, wystarczy kliknąć ZAPISZ.
W tym samym miejscu można dokonać również edycji utworzonych już etykiet i je usuwać. Należy wówczas kliknąć w nazwę tej, która ma zostać zmodyfikowana. Pojawi się okno edycji, w którym użytkownik wprowadza zmiany i je zapisuje.
Każda sprawa, może otrzymać swoją indywidualną etykietę, stworzoną na potrzebę danego przypadku lub może zostać wykorzystana etykieta utworzona wcześniej.
Etykiety można przypisywać w zakładkach:
jak również bezpośrednio w widoku szczegółów sprawy.
Aby nadać etykietę sprawie z poziomu listy należy wybrać konkretną z nich. Wówczas z prawej strony pojawi się wysuwane okno. Użytkownik klikając w akcję DODAJ ETYKIETĘ może ją przypisać. Z listy utworzonych etykiet wystarczy wybrać tę, która ma zostać przypisana sprawie i kliknąć w jej nazwę. Sprawa zostanie oznaczona wybraną etykietą.
Aby dodać etykietę bezpośrednio w sprawie, należy przejść do szczegółów wybranej sprawy klikając w jej tytuł, w prawym górnym rogu wybrać DODAJ ETYKIETĘ i z listy wybrać tę, którą ma być oznaczona sprawa.
Każda przypisana do sprawy etykieta, może zostać od niej odpięta w dowolnym momencie.
Po kliknięciu w tytuł sprawy pojawiają się jej szczegóły, w tym również nadane etykiety. W tym miejscu użytkownik może je odpiąć od sprawy klikając na „x” znajdujący się przy nazwie etykiety.
Odpiąć etykietę można również w wymienionych wyżej zakładkach OBSŁUGI SPRAW, również klikając na „x” znajdujący się przy nazwie etykiety, po rozwinięciu okna sprawy, klikając w belkę obok tytułu sprawy.
Podstawą efektywnej pracy zespołowej jest skuteczna komunikacja. Czat wewnętrzny w systemie 5 ways… to narzędzie, które umożliwia sprawną wymianę wiadomości i ustalanie szczegółów dotyczących wzajemnej współpracy.
Używanie czatu wewnątrz zespołu może zagwarantować efektywny i bardzo szybki przepływ komunikacji. Ponadto gwarantuje:
Kliknij i polub jeśli pomogliśmy :)
Rozwijaj i skaluj swój biznes dzięki kompleksowej platformie wspierającej pracę biur księgowych
Wypróbuj za darmo
Każdy użytkownik może być pewny, że nasza praca nad systemem trwa nieustannie. Codziennie pracujemy nad tym, aby 5 ways... był nie tylko funkcjonalny, ale także dostosowany do najnowszych trendów. Gdzie znaleźć informacje o aktualizacjach? Przeczytaj!